บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ

ที่มาhttps://www.google.co.th/url?sa=i

1. ความหมายการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่สารสนเทศ โดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบายหรือกลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ

2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการ จัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการ เป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล

การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการ ทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลจำเป็นต้องใช้ สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และ กฎหมาย ดังนี้

ที่มาhttp://www.mis-school.com/index.php

1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้ สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่ เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ จำเป็นต้องได้รับ สารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการ จัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการ และกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ใน ระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ การดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้อง มีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสม กับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มี คุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับ กฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้ง จากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมาย ของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดง สถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้ เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

ที่มาhttps://www.google.co.th/url?sa=i&rct=j&q

3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ

นักวิชาการด้านสารสนเทศศาสตร์บางคนได้กล่าวไว้ว่า การถกเถียงอภิปรายถึงความหมายของคำว่าสารสนเทศ จะไม่เกิดคุณค่าใดๆ หากไม่พิจารณาความหมายลึกลงไปในแง่การปฏิบัติงานกับสารสนเทศ หรือคือ การจัดการสารสนเทศ ทั้งนี้เพราะการศึกษาสารสนเทศศาสตร์ ในแง่มุมหนึ่งคือการประยุกต์ด้าน การปฏิบัติงานเพื่อการจัดการสารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะ เวลายาวนานนับแต่รู้จักคิดค้นการขีดเขียน บันทึกข้อมูล การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งอย่างกว้างๆ ได้เป็น 2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ

การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ.1876มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC)เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆ จนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวด หมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์ อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก

ที่มาhttps://www.google.co.th/url?sa=i&rct=j&q=&esr

สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลักการ จัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียน เอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนา เป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของ ระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีการทำบัตรโยง ในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น  เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทนการเขียน

3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์ หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่ 1960คอมพิวเตอร์ เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐาน ข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมา ใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น

ที่มาhttps://www.google.co.th/url?sa=i&rct

การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การพัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยี การสื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบ ออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่ายความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้งหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน

การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมี ประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจ สอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้

1) การรวบรวมข้อมูล

การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบาง อย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้าเครื่อง คอมพิวเตอร์ หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืม คืนหนังสือ การป้อนข้อมูลความประพฤติของนักเรียนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่ง ผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3) การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

-การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน และแฟ้มรายวิชา ที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน การจัดเรียงรายชื่อนักเรียนตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขห้อง ตามเลขที่ของนักเรียน เป็นต้น

- การสรุปผล ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้าง รายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบ ได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้นและเพศ สรุป การมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงานคะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืมหนังสือเกินกำหนด

- การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหา ผลลัพธ์บางอย่างได้ สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย เช่น การหาค่าผลการ เรียนเฉลี่ยของนักเรียนรายภาคเรียน หรือ รายปี

- การค้นหาข้อมูล บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้อง ค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมุด

4) การดูแลรักษาสารสนเทศ

การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมี การรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน การดูแลรักษาข้อมูลจะต้องมีการ การนำข้อมูลมา บันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้

            5)การสื่อสาร

ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็น เรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การ สืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของ นักเรียนผ่านระบบเครือข่าย เป็นต้น

ที่มาhttp://krooyuth.utd1.net/?p=116

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อ การเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสาร รูปเล่มหนังสือเป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ใน หลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การ จัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัด เก็บ และการค้นเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

ที่มาhttp://www.hu.ac.th/academic/article/IT/chairut.htm

4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ

เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อการจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และ การใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและจากภายนอกองค์การ การจัดการสารสนเทศ ก็เพื่อจัดเข้าระบบ เพิ่มคุณค่า คุณภาพเพื่อการใช้ และความปลอดภัยของสารสนเทศเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสารสนเทศ และปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ดังนี้

กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา ดังนี้ 

- การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นกำหนดเกณฑ์หรือแนวปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ เช่น การแปลงสารสนเทศที่อยู่ในรูปแอนะล็อกให้อยู่ในรูปดิจิทัลโดยวิธีการ พิมพ์ เป็นต้น

- การจัดหมวดหมู่ (organizing) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัด หมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี (indexing) การจำแนกประเภท (classifying) รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น จากฐานข้อมูล 

- การประมวลผล (processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวม และจัดเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการ โดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศ อาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ ตำรา เอกสาร เป็นต้น

- การบำรุงรักษา (maintaining) เป็นการนำสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ(reuse) เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตรงตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของ สารสนเทศเพื่อจัดเก็บเอกสาร สารสนเทศในอดีตแต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ

ที่มาhttps://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhU0lVzNHwfwul-NhLH_fgwpmH5rXu1yqPsVtOpf02ihJZR6LBoyjLnOi0oC2X10RsWZ_bEeq267fpTOUj4MSQbUp1wpuxBvTn8tqMF11NnNWd76p2lDVQxS8phqQYJ-P6xohX6kjv0IEGr/s1600/1.jpg

ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)

- เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ การจัดการเทคโนโลยีต้องสัมพันธ์กับการจัดการ สารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ให้สามารถติดต่อ สื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายใน และภายนอกองค์การ เป็นการจัดการระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากร การบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆ การดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้ เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน

-คน ในฐานะองค์ ประกอบของทุกหน่วยงานเป็นปัจจัยสำคั ญในการจั ดการสารสนเทศ ครอบคลุ มทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรม หรือ ค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม หน่วยงาน และระบบงานเป็นสำคัญ โดย การยึดหลักคุณธรรม เช่น การไม่ใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ส่วนตน การแบ่งปันสารสนเทศเพื่อประโยชน์ ในการดำเนินงานของหน่วย ฝ่ายต่างๆ การควบคุมการเผยแพร่สารสนเทศไปยังผู้เกี่ยวข้องอันจะส่งผลต่อ การดำเนินงานและภารกิจโดยรวม และร่วมกันหาทางแก้ไขปัญหาการใช้สารสนเทศอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันการณ์มาใช้ประกอบการปฏิบัติงาน

- กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการ สารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ แผนการกู้สารสนเทศ เมื่อประสบปัญหา เป็นต้น รวมทั้งต้องมีการบำรุงรักษา เช่น การปรับปรุงดรรชนีควบคุมสารสนเทศ ให้อยู่ในสภาพการใช้งานที่เหมาะสม

- การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะ การจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วย งาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้ โดยต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้ บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง  ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากรสนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินงานกับสารสนเทศทั้งภายในและภายนอก องค์การ เพื่อสนับสนุนภารกิจขององค์การในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการจัดการ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ ดำเนินการตามกระบวนการ การรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการ บำรุงรักษา โดยคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ

ที่มาhttp://www.rta.mi.th/chukiat/story/images/triangle6.gif

การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management -- KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวม ประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร เหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30) โดยสรุป การจัดการความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจัดการความรู้ทั้งความรู้เด่นชัด และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร อันก่อให้เกิดการเรียนรู้ และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพ การดำเนินงานต่อองค์การนั้นๆ

ที่มาhttps://www.google.co.th/url?sa=i&rct=j&q

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดัน จากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การ ปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการ สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้า ด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัย ที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็น แนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและ กระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการ สารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)

· การจัดการเอกสาร (document management - DM)

· การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)

· โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)

· ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)

· ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

· ความร่วมมือ (collaboration )

· การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร (enterprise search)

· และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทาง ธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย  คน  กระบวนการเทคโนโลยี  และเนื้อหา  ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

ที่มาhttp://thitima018602538.files.wordpress.com/2012/11/mis-school.jpg

บทที่ 4 เทคโนโลยีสารสนเทศ

บทที่ 4 เทคโนโลยีสารสนเทศ

1. ระดับสารสนเทศ           จากความสำคัญของสารสนเทศ และการหาหนทางที่จะใช้เทคโนโลยีในการจัด การสารสนเทศ ใน พ.ศ.2538 รัฐบาลไทยประกาศอย่างเป็นทางการให้เป็นปีแห่ง เทคโนโลยีสารสนเทศไทย รัฐบาลได้เห็นความสำคัญของระบบข้อมูลซึ่งมีเทคโนโลยีทาง ด้านคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเป็นตัวนำ และมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาและผลักดัน ให้เกิดการใช้ทรัพยากรของประเทศอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านทรัพยากรมนุษย์  วัสดุอุปกรณ์ และเวลา ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด รัฐบาลได้ลงทุนโครงการพื้นฐานทาง ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก เช่น การขยายระบบโทรศัพท์ การขยายเครือข่ายสื่อสาร  การสร้างระบบฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ และระบบการจัดเก็บภาษีและศุลกากรด้วยคอมพิวเตอร์                          .     รูปที่ 4.1 พ.ศ.2538 ปีแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศไทย      ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/p04-01.jpeg         ไม่เพียงแต่ประเทศไทยเท่านั้นที่ให้ความสำคัญเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ หลายประเทศทั่วโลก ก็ได้ให้ความสำคัญเช่นกัน และแต่ละประเทศได้ลงทุนทางด้านนี้ไปเป็นจำนวนมาก ทั้งนี้เพราะ ข้อมูลเป็นกลไกสำคัญในเชิงรุก เพื่อพัฒนาประเทศชาติให้สามารถแข่งขันในระดับสากลได้  อีกทั้งยังเพิ่มคุณภาพชีวิต กระจายความเจริญสู่ชนบท และสร้างความเสมอภาคในสังคม         สังคมความเป็นอยู่และการทำงานข้องมนุษย์มีการรวมกลุ่มเป็นประเทศ การจัดองค์การเป็น หน่วยงานของรัฐบาลและเอกชน และภายในองค์การต้องมีการแบ่งย่อยกันเป็นกลุ่ม เป็นแผนก  เป็นหน่วยงาน ภายในหน่วยงานย่อยก็มีระดับบุคคล          การทำงานในระบบองค์การหนึ่ง ๆ จะมีความซับซ้อนพอควร ตัวอย่าง เช่น องค์การระดับโรงเรียน  ตั้งแต่นักเรียนมอบตัวเข้าเป็นนักเรียนของโรงเรียน จะมีการเก็บบันทึกข้อมูลประวัติต่าง ๆ  ที่เกี่ยวกับตัวนักเรียน เมื่อลงทะเบียนเรียนวิชาต่าง ๆ ก็มีการบันทึกเก็บข้อมูลมีการชำระเงิน ค่าลงทะเบียน มีการายงานผลการเรียน องค์การระดับโรงเรียนจึงมีข้อมูลมากมายเกี่ยวข้องกับนักเรียน  วิชาเรียน การเงิน วัสดุ อุปกรณ์ ตลอดจนสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ที่อยู่ในโรงเรียน เช่น อาคารสถานที่  และส่วนที่เชื่อมโยงกับหน่วงงานอื่นในระดับกรม และกระทรวงที่ดูแลโรงเรียนอีกด้วย           ในองค์การเอกชนหรือบริษัท ไม่ว่าจะเป็นองค์การเล็กหรือใหญ่ก็ต้องเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ ด้วยกันทั้งนั้น เกี่ยวข้องกับข้อมูลสินค้า ลูกค้า การค้าขาย การผลิต การว่าจ้าง และการเงิน เป็นต้น            เมื่อพิจารณาระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องในองค์การพอที่จะแบ่งการจัดการสารสนเทศ .ขององค์การได้ตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง ตามรูปแบบการรวมกลุ่มขององค์การได้ 3 ระดับ คือ   ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์การ    ตามตัวอย่างในรูปที่ 4.2          รูปที่ 4.2 ระบบสารสนเทศ 3 ระดับ         ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/p04-02-01.jpeg 1.1 ระบบสารสนเทศระดับบุคคล             ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบข้อมูลที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงาน ให้บุคลากรในแต่ละคนในองค์การ ระบบสารสนเทศระดับบุคคลนี้มีแนวทางในการประยุกต์ ที่ช่วยให้การทำงานในหน้าที่รับผิดชอบและส่วนตัวของผู้นั้นมีคุณภาพและประสิทธิภาพ             ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามาถในการประมาวผล ด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย กว้างขวาง และคุ้มค่ามากขึ้น โปรแกรมสำเร็จในปัจจุบันเริ่มมีความลงตัวและมีการรวบรวมไว้เป็นชุดโปรแกรม  เช่น โปรแกรมประมวลคำ (word processing) ที่ช่วยในการพิมพ์เอกสาร โปรแกรมช่วยทำจดหมายเวียน  (mail merge) โปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำแผ่นใสเพื่อการบรรยายและทำภาพกราฟิค   (presentation and graphics) โปรแกรมที่ช่วยในการทำวารสารและหนังสือ (desktop publishing) โปรแกรมตารางทำงาน (spreadsheet) โปรแกรมช่วยในการจัดเก็บและประมวลผลแฟ้มข้อมูล  (database management) และโปรแกรมช่วยในการสร้างตารางการบริหารงาน  (project management) เป็นต้น             ชุดโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เป็นโปรแกรมที่ได้รวบรวม โปรแกรมสร้างเอกสาร   โปรแกรมจัดทำแผ่นใสหรือข้อความประกอบคำบรรยายและแผ่นประกาศ โปรแกรมประมวลผ ลในรูปแบบตารางทำงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น             ข้อมูลที่ช่วยทำให้การทำงานของบุคลากรดีขึ้นนั้นต้องขึ้นอยู่กับหน้าที่รับผิดชอบของ แต่ละคนต่างกันไป ตัวอย่างเช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดีซึ่งจะทำให้ติดต่อ ค้าขายได้ผลเลิศ บริษัทควรมีการเตรียมอุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์เอาไว้ให้พนักงานขายได้ใช้ในการ จัดเก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะสนับสนุนการขาย  พร้อมกับระบบที่จะช่วยพนักงานแต่ละคนในการเรียกค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขเพื่อวางแผน จัดการ  และควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย เป็นต้น           รูปที่ 4.3 แสดงการใช้สารสนเทศในระดับบุคคล         ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/p04-03.jpeg 1.2 ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม         ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคล   ที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น                 รูปที่ 4.4 การใช้ระบบสารสนเทศในระดับกลุ่ม            ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/Image-12.jpg             รูปที่ 4.4 แสดงตัวอย่างของการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนงานของแผนก คำว่า   การทำงานเป็นกลุ่ม (workgroup) ในที่นี้หมายถึง กลุ่มบุคคลจำนวน 2 คนขึ้นไปที่ร่วมกันทำงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน โดยทั่วไปบุคลากรในกลุ่มเดียวกันจะรู้จักกันและกันและทำงานเคียง บ่าเคียงไหล่ เป้าหมายหลักของการทำงานเป็นกลุ่ม คือ การเตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวย ประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน  โดยทำให้เป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล             แนวทางหลักก็คือการทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกันโดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์ เทคโนโลยีพื้นฐาน การนำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมกันเป็นเครือข่ายท้องถิ่น หรือเครือข่ายแลน (Local Area Network : LAN) ทำให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของ เครื่องคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดดิสค์ และเครื่องพิมพ์ร่วมกัน ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในแผนกจะบรรจุไว้ใน ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่า เครื่องบริการแฟ้ม (file server)  ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้โดยผู้ใช้คนใดคนหนึ่งเมื่อใด ผู้ใช้คนอื่นที่ใช้อยู่บน เครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วนั้นทันที             การประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์ในลักษณะของการทำงานเป็นกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่างๆ  ได้ ในรูปที่ 4.2 แสดงตัวอย่างระบบบริการลูกค้า หรือ การเสนอขายสินค้าผ่านทางสื่อโทรศัพท์  พนักงานในทีมงานอาจจะมีอยู่หลายคนและใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลกลาง ของลูกค้าร่วมกัน  กล่าวคือ มีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่พนักงานทุกคนจะเข้าถึงได้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม  พนักงานในกลุ่มทำงานจะต้องรับรู้ด้วย เช่น ลูกค้าโทรศัพท์มาถามคำถามหรือขอคำปรึกษาเกี่ยว กับสินค้า พนักงานอาจจะบันทึกข้อมูลการให้บริการหรือการนัดหมายเพื่อตอบคำถามเพิ่มเติม   โดยระบบอาจจะช่วยเตือนความจำเมื่อถึงเวลาต้องโทรศัพท์กลับไปหาลูกค้า แม้พนักงาน ที่รับโทรศัพท์ครั้งที่แล้วจะไม่อยู่ แต่พนักงานที่ทำงานอยู่สามารถเรียกข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์   แล้วโทรกลับไปตามนัดหมาย ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก เป็นต้น อันจะเป็นการ เพิ่มคุณภาพการบริการ หรือเป็นกลยุทธที่ช่วยทางด้านการขาย             ระบบสารสนเทศของกลุ่มหรือแผนกยังมีแนวทางอื่น ๆ ในการสนับสนุนการจัดการ การบริหารงาน และการปฏิบัติการอีก เช่น การสื่อสารด้วยระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  การประชุมผ่านเครือข่าย ซึ่งอาจจะประชุมปรึกษาหารือกันได้โดยอยู่ต่างสถานที่กัน   การจัดทำระบบแผงข่าว (Bulletin Board System : BBS) ของแผนก การประชุมทางไกล  (Video conferrence)การช่วยกันเขียนเอกสาร ตำรา หรือรายงานร่วมกันผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์  การทำตารางทำงานของกลุ่ม ระบบสนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่ม ระบบจัดการฐาน ข้อมูลของกลุ่ม ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดการกับข้อความ  ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบบริหารโครงการของกลุ่ม ระบบการใช้แฟ้มข้อความร่วมกัน ของกลุ่ม และระบบประมวลผลภาพเอกสาร เป็นต้น             ให้สังเกตว่าโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ ๆ จะมีแนวคิดของการ ทำงานเป็นกลุ่มด้วยเสมอนักวิเคราะห์ทางคอมพิวเตอร์หลายท่านถึงกับกล่าวว่า   ปัจจุบันน่าจะเป็นปีของการใช้คอมพิวเตอร์ทำงานเป็นกลุ่ม (workgroup compuing)  โดยโปรแกรมระดับบุคคลเริ่มอยู่ตัว จึงเริ่มขยับตัวเองสูงขึ้นไปรองรับงานแบบกลุ่ม   คงจะได้เห็นโปรแกรมสำเร็จที่มีความเหมาะสมมากขึ้นสำหรับการใช้งาน คอมพิวเตอร์ทำงานเป็นกลุ่มในอนาคตอันใกล้นี้ 1.3 ระบบสารสนเทศสระดับองค์การ             ระบบสารสนเทศระดับองค์การ คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนงานขององค์การในภาพรวม  ระบบในลักษณะนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อ งและส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่งได้ ระบบสารสนเทศดังกล่าวนี้จึงสามารถ สนับสนุนงานการใช้ข้อมูลเพื่อการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการ และสนับสนุนงานการบริหาร และจัดการในระดับที่สูงขึ้นได้ด้วย เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาประกอบ การตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงในรูปแบบสรุป หรือในแบบฟอร์มที่ต้องการได้ บ่อยครั้งที่การ บริหารงานในระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ             ระบบการประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กับธุรกิจการค้า  ดังแสดงในรูปที่ 4.5 เป็นตัวอย่างระบบสารสนเทศระดับองค์การในธุรกิจที่เกี่ยวข้อง กับการขายสินค้า โดยมีผ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์การหลายฝ่าย  เช่น ฝ่ายการขาย ฝ่ายสินค้าคงคลัง ฝ่ายพัสดุ และฝ่ายการเงิน แต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบข้อมูลหรือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการปฏิบัติการของฝ่ายเอง และยังมีระบบการสื่อสารหรือเครือข่าย คอมพิวเตอร์เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างฝ่ายได้ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูล ไปตามสารการเชื่อมโยง เนื่องจากจุดประสงค์ของการทำธุรกิจก็เพื่อสร้างผลกำไรให้กับบริษัท   ถ้ามีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างฝ่ายอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมทำให้เกิดการขายสินค้า  และการตามเก็บเงินได้อย่างรวดเร็ว เช่น ทันทีที่ฝ่ายการขายตกลงขายสินค้ากับลูกค้า  ก็จะมีการป้อนข้อมูลการขายสินค้าลงในระบบคอมพิวเตอร์ ฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องจะ ได้รับข้อมูลการขายนี้ และสามารถปฏิบัติหน้าที่ของตัวเองได้อย่างต่อเนื่องทันที เช่น   ฝ่ายสินค้าคงคลังจัดตรวจสอบเตรียมใบเบิกสินค้าเพื่อส่งให้ฝ่ายพัสดุได้ทันที ฝ่ายการเงินตรวจสอบ ความถูกต้องของการขายสินค้า แล้วดำเนินการทำใบส่งสินค้า และดูแลเรื่องระบบลูกหนี้โดยอัตโนมัติ และสุดท้าย ฝ่ายพัสดุดำเนินการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าแล้ว ก็จะดำเนินการติดตามการค้างชำระ จากลูกหนี้ต่อไป          รูปที่ 4.5 ตัวอย่างระบบสารสนเทศระดับองค์การในธุรกิจการขายสินค้า         ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/p04-05.jpeg             หัวใจหลักสำคัญของระบบสารสนเทศในระดับองค์การ คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์  ภายในองค์การที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการ ใช้ข้อมูลร่วมกัน นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ทรัพยการฮาร์ดแวร์ร่วมกันได้ด้วย ในเชิงเทคนิค ระบบสารสนเทศระดับองค์การอาจจะมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดูแลแฟ้มข้อมูล มีการเชื่อมโยง คอมพิวเตอร์หลายระบบเข้าด้วยกันเป็นเครือข่ายระดับท้องถิ่น หรืออาจมีเครือข่ายระดับกลุ่ม อยู่แล้ว จึงเชื่อมโยงเครือข่ายย่อยเหล่านั้นเข้าด้วยกัน กลายเป็นเครือข่ายของเครือข่ายคอมพิวเตอร์   ในกรณีที่มีจำนวนผู้ใช้ในองค์การมาก เครื่องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่งของระบบข้อมูล ก็คือ  ระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นโปรแกรมสำคัญในการช่วยดูแลระบบฐานข้อมูลและการพัฒนา โปรแกรมประยุกต์ 2. องค์ประกอบของสารสนเทศ         องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน   การจัดการและการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือ ระดับองค์การ ไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีก  รวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดไม่ได้  รูปที่ 4.6 แสดงองค์ประกอบของระบบสารสนเทศ คือ ฮาร์ดแวร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์  ซอฟต์แวร์ หรือ ชุดคำสั่ง ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน          รูปที่ 4.6 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ          ที่มา : http://www.tanti.ac.th/com-tranning/it/p4.6.jpg 4.2.1 ฮาร์ดแวร์         ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ 4.2.2 ซอฟต์แวร์         ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง   ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูล ให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน  ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ  ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ ข้อความเป็นหลั แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น  โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิก กับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนชอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับ บุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น  ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความ ต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ  เป็นต้น 4.2.3 ข้อมูล         ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ   อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมี การเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและ ตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะ อย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการ จัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ 4.2.4 บุคลากร         บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม   เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและ ระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบ สารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น   ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตาม ความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก  อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน 4.2.5 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน         ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยงข้องก็เป็น เรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงาน ตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอน  การปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน  เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อ เครื่องมือชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรอง เพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล่านี้ต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ  และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานให้ชัดเจน